| Bezpieczeństwo kancelaryjnych podsystemów informacyjnych |
| Marek Abramczyk | |||
| piątek, 26 stycznia 2007 21:04 | |||
|
Cel: zapoznanie czytelnika z:
Wstęp W pracy tej chciałbym skupić się na bezpieczeństwie zasobów informacyjnych w postaci różnego rodzaju dokumentów papierowych, przetwarzanych w danej organizacji. Praca ta ogranicza się do przybliżenia czytelnikowi zagadnień związanych z systemami kancelaryjnymi, które definiują sposób obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach. Dlaczego ważne są dokumenty papierowe? W dobie rozwiązań technicznych dokumenty papierowe nadal będą podstawowym nośnikiem informacji we wszelakiej działalności biznesowej. Dokumenty papierowe, niezależnie od rodzaju przenoszonej informacji będą w dalszym ciągu wykorzystywane choćby do podpisywania ważnych umów. Jak wiadomo wdrażanie systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji związane jest nie tylko z szeroko pojętą informatyką, ale dotyczy wszystkich zasobów będących w posiadaniu danej jednostki organizacyjnej, co tym bardziej skłania do przeprowadzenia analizy obiegu akt i zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji papierowej. Również fakt, że zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji pochodzi w znacznej większości przypadków z wewnątrz organizacji (ok. 80% ataków na zasoby informacyjne) skłania do przyjrzenia się i uregulowania spraw związanych z obiegiem dokumentów w jednostkach organizacyjnych. Jak należy postrzegać system informacyjny? System informacyjny to system, w którym w trakcie zachodzących w nim procesów gromadzi się, przetwarza,przechowuje i udostępnia zasoby informacyjne, niezależnie od formy realizacji tych procesów. Na rysunku 1 przedstawiono przykładowy system informacyjny. Duży okrąg symbolizuje autonomiczny system informacyjny, który tworzą różne procesy. Mniejsze okręgi oznaczone literami symbolizują grupy procesów, wchodzące w skład całego systemu. Jeśli w ramach systemu istnieje grupa procesów, które mogą działać autonomicznie i niezależnie od całego systemu mamy do czynienia z podsystemem informacyjnym (A). System informacyjny w danej organizacji składa się zazwyczaj z wielu różnych podsystemów. W skład pojedynczego systemu/podsystemu informacyjnego może wchodzić jeden proces lub grupa procesów przetwarzających informacje. Inaczej mówiąc, systemem/podsystemem informacyjnym może być pojedynczy proces odpowiedzialny za przetwarzanie informacji. Każdy system informacyjny w najprostszej postaci ma jedno wejście i jedno wyjście informacyjne. Jednak, jeśli w ramach systemu informacyjnego istnieją podporządkowane podsystemy (a tak jest na ogół) to liczba wejść i wyjść informacyjnych w obrębie systemu rośnie i zależy od liczby zidentyfikowanych podsystemów. To powoduje, że informacja może wejść do systemu wieloma różnymi drogami. Podobnie jest z informacją wychodzącą, która może opuszczać system informacyjny wykorzystując wyjścia różnych podsystemów. Przepływ informacji wewnątrz systemu informacyjnego może następować pomiędzy wyznaczonymi grupami procesów, w jednym (BD, ED) lub obu kierunkach (CE). Grupy procesów mogą być informacyjnie zależne od siebie (BD) w ten sposób, że brak informacji wyjściowej z jednej grupy (B) może uniemożliwić pracę drugiej grupie (D). Może również zdarzyć się tak, że któraś grupa jest tylko generatorem informacji (B) oraz tak, że grupa będzie jedynie przetwornikiem informacji.  Cechą rzeczywistych systemów jest rozpraszanie informacji, która przenika do innych podsystemów oraz poza obręb samego systemu informacyjnego. Mamy tu do czynienia z tzw. problemem wiedzy wyciekającej, który dotyczy praktycznie wszystkich organizacji i jest związany z czynnikiem ludzkim, a dokładniej z powiązaniami pracowników wewnątrz organizacji i poza organizacją. Omówiony schemat przedstawiony na rys 1. obrazuje bardzo prostą strukturę. W rzeczywistości systemy mają bardziej skomplikowaną budowę, a występujące zależności pomiędzy grupami procesów mogą być znaczenie bardziej rozbudowane. W dalszej części tego artykułu przeniesiemy rozważania na grunt systemów kancelaryjnych, które są przykładem podsystemów informacyjnych. Krótkie wprowadzenie do budowy kancelaryjnych podsystemów informacyjnych organizacji Systemy kancelaryjne wprowadzają zasady związane z obiegiem i przetwarzaniem dokumentów w jednostkach organizacyjnych. Omawiając systemy kancelaryjne należy poznać kilka podstawowych związanych z tym tematem:
Obieg akt w jednostkach organizacyjnych Co ma wpływ na obieg dokumentów w organizacji? Przepływ pism w organizacji zależy od:
Jak już zostało powiedziane wcześniej, stosowany przez organizację system kancelaryjny ma istotny wpływ na obieg informacji, od momentu jej pojawienia się do chwili zakończenia obsługi oraz późniejszej archiwizacji. Wyróżnia się dwa systemy kancelaryjne. Są to:
W praktyce często systemy kancelaryjne stosowane w jednostkach mają charakter hybrydowy, będący połączeniem obu powyżej wymienionych. System kancelaryjny dziennikowy charakteryzuje się tym, że kluczową rolę w tym systemie stanowi dziennik podawczy, w którym odnotowuje się dokumenty wpływające do jednostki organizacyjnej, względnie wysyłane z jednostki organizacyjnej. W tym systemie ważną rolę odgrywa numer kolejny dziennika, pod którym dane pismo jest zarejestrowane. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku stanowi znak pisma – jego stały symbol rozpoznawczy (np. L.dz. 284/99 – 284 oznacza numer kolejny dziennika, pod którym pismo zostało zarejestrowane, 99 oznacza dziennik z roku 1999r.). W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym kluczową rolę odgrywa rzeczowy wykaz akt oraz spis spraw – system ten upraszcza załatwianie spraw i stosuje odmienne podejście do procesu łączenia pojedynczych pism w zbiory. W systemie tym zlikwidowano komórki odpowiedzialne za rejestrację spraw tzw. registratury, przekazując część obowiązków referentom. Funkcje dziennika podawczego przejęły i zastąpiły spisy spraw prowadzone dla poszczególnych teczek akt. Zgodnie z tym systemem sprawę rejestruje się raz na podstawie pisma je wszczynającego. Dalsze pisma dotyczące tej samej sprawy nie są rejestrowane, jednakże w pieczątce wpływu lub w znaku akt wysyłanego na zewnątrz wpisuje się znak sprawy. System ten został zaprojektowany tak, by ułatwić podział dokumentacji na kategorie archiwalne i z samego założenia upraszcza porządkowanie akt przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. Poniżej został opisany przykładowy obieg pisma od momentu jego pojawienia się w organizacji do momentu zakończenia obsługi i archiwizacji.
Powyższy schemat obiegu pism w jednostce organizacyjnej jest schematem przykładowym. Nie mniej jednak w większości przypadków obieg dokumentów wygląda tak jak to opisano powyżej. Spojrzenie na systemy kancelaryjne z punktu widzenia bezpieczeństwa System kancelaryjny bezdziennikowy ma tę zaletę, że ogranicza czynności związane z rejestracją pisma. System ten jest tak skonstruowany, że można w ogóle zrezygnować ze stosowania dzienników podawczych, których celem w tym przypadku jest nadzór nad pismami. Jednak uproszczenia w działaniu tego systemu pociągają za sobą obniżenie poziomu kontroli nad obiegiem pism. Wszystko jest dobrze dopóki organizacja jest mała, gdzie z góry wiadomo, kto i za jaką sprawę odpowiada. Problemy rodzą się wtedy, kiedy organizacja jest duża i posiada od kilku do kilkunastu i więcej komórek organizacyjnych. Bez dodatkowych kontrolek wpływów trudno jest odnaleźć konkretne pismo, gdyż informacja o wszystkich pismach jest zdecentralizowana. W takim przypadku stosowanie dzienników podawczych rejestrujących pisma na wejściu jest niezbędne. Przekazanie odpowiedzialności za znakowanie spraw referentom, rodzi zagrożenie niewłaściwego wyboru hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, co przekłada się na dobór kategorii archiwalnej pisma i może skutkować wcześniejszym wybrakowaniem akt sprawy. Kolejne zagrożenie dotyczy tych referentów, którzy nie stosują się do przepisów instrukcji kancelaryjnej (często z niewiedzy) i w sposób niewłaściwy gromadzą dokumenty na swoim stanowisku pracy. Pisma w takich przypadkach są zazwyczaj gubione lub dotarcie do nich zajmuje dużo czasu. Zaletą systemu dziennikowego jest scentralizowane odnotowywanie i oznaczanie pism wchodzących do organizacji. Wciągnięcie do dzienników podawczych wszystkich pism nadsyłanych do zakładów pracy i z nich wysyłanych ułatwia odszukanie pisma w czasie jego załatwiania i umożliwia odnalezienie osób odpowiedzialnych za ich załatwianie w przypadku, gdy pismo zginie. Wadą przy scentralizowanym sposobie rejestracji i znakowaniu dokumentów są nakłady poniesione na utrzymanie rozbudowanego personelu kancelaryjno-registraturalnego, którego zadaniem jest czuwanie nad całym obiegiem pisma w czasie jego załatwiania i który wszywa na bieżąco do właściwych poszytów akt pisma spraw zakończonych. Personelu kancelaryjno-registraturalny będzie tym większy, im większa jest organizacja. Analizując wady i zalety powyżej wymienionych systemów kancelaryjnych łatwo zauważyć, że bardziej bezpiecznym systemem jest system kancelaryjny dziennikowy, ze względu na jednoznaczne znakowanie każdego z pism na wejściu do systemu informacyjnego organizacji i przekazywanie ich za podpisem konkretnej osobie. Wiedza o odpowiedzialność za załatwianie danego pisma w tym przypadku jest scentralizowana. Scentralizowany jest również nadzór nad obiegiem pism oraz proces archiwizacji dokumentów – zajmują się tym pracownicy z tzw. registratury. Analiza systemu kancelaryjnego jednostek organizacyjnych
Testowanie systemu kancelaryjnego Poprawność działania systemu należy okresowo sprawdzać. Najlepszym momentem do testowania poprawności działającego systemu informacyjnego bazującego na konkretnym systemie kancelaryjnym są okresowy audyty. Testowanie w skrócie sprowadza się do następujących czynności:
Zalecenia dotyczące obiegu pism w instytucjach Zaleca się, aby przed dopuszczeniem do pracy każdy pracownik został przeszklony z zakresu obowiązującego systemu kancelaryjnego, instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt. Zaleca się tak kształtować obieg pism, aby na każdym etapie przetwarzania była zachowana zasada rozliczalności. Należy unikać sytuacji, kiedy dokumenty przekazywane są od referenta do referenta bez odnotowania tego faktu. Zaleca się uświadomienie oraz wskazanie pracowniom wyraźnych i jednoznacznych tras obiegu pism w ramach komórki organizacyjnej jak i całej instytucji. Zaleca się zbieranie możliwie jak najwięcej informacji na temat danego pisma przy jego rejestracji. Należy szczegółowo opisać każdy wpływ, odnotować liczbę wszystkich stron, oznaczyć je wszystkie pieczątkami wpływu i dokonać paginacji. Często ten etap jest pomijany szczególnie tam, gdzie mamy dużą liczbę wpływów w ciągu dnia roboczego. Zaleca się, aby w jednostce organizacyjnej istniała tylko jedna kancelaria przyjmująca wszystkie wpływy (pisma papierowe, faksy, emaile, telegramy), dzięki temu niezależnie od stosowanego systemu kancelaryjnego, pisma będą rejestrowane i oznaczane kolejnym numerem wpływu przed dalszym ich obiegiem w organizacji. Podobnie rzecz dotyczy informacji wychodzących z organizacji. Jest to minimum, które należy wprowadzić w przypadku, gdy organizacja stosuje system kancelaryjny bezdziennikowy. Zaleca się, aby poszczególne komórki organizacyjne miały jedno wejście i jedno wyjście dla pism. Pisma wychodzące powinny być autoryzowane przez kadrę wyższego szczebla – kierowników komórek organizacyjnych lub w uzasadnionych przypadkach przez dyrektorów danej organizacji. Zaleca się stosowanie programów kancelaryjnych wielostanowiskowych, co daje możliwość wydzielenia kilku stanowisk kancelaryjnych, przy jednoczesnym monitorowaniu natężenia strumienia wpływających pism oraz zachowaniu jednoznacznego znakowania pism wpływających i nadawania im indywidualnych numerów wpływów w ramach całej organizacji. Stosowanie dedykowanego oprogramowania kancelaryjnego zapobiega również sytuacjom dublowania się pism (ta sama informacja może być otrzymana drogą pocztową, faksową, emailową) i wspomaga nadzór terminowym generowaniem odpowiedzi w konkretnej sprawie. To przekłada się na jakość zarządzania pracą, jak również na rozliczanie wykonanej pracy. Inną zaletą stosowania oprogramowania kancelaryjnego jest możliwość pracy z dokumentem w postaci elektronicznej, co skutkuje ograniczeniem powstawania zbędnych kopii pism oraz oszczędnościami administracyjnymi oraz przyczynia się do szybkiego obiegu informacji w jednostce organizacyjnej. W miejscach tymczasowego przechowywania akt (MTPA) zaleca się stosowanie rejestrów akt, znajdujących się na stanie MTPA oraz rejestrów wypożyczeń akt z MTPA. W dużych organizacjach warto pomyśleć o stworzeniu etatu, który nadzoruje obieg pism w organizacji. Zakończenie Uregulowanie spraw związanych z obiegiem dokumentacji nie jest rzeczą prostą. Nawet w zakładach, w których obowiązują stosowne przepisy dotyczące obiegu pism, takie jak instrukcja kancelaryjna, bardzo często nieświadomi pracownicy (ale również kierownicy) bagatelizują je i nie przywiązują uwagi do właściwego postępowania z dokumentacją. To z kolei naraża organizację na wymierne straty. Dlatego doprowadzenie do takiej sytuacji, że na każdym etapie załatwiania danej sprawy można jednoznacznie wskazać, kto za tę sprawę odpowiada, jest w interesie nie tylko całej organizacji, ale również w interesie każdego pracownika z osobna.  Autor: Marek Abramczyk - specjalista ds.bezpieczeństwa informacji, licencjonowany pracownik zabezpieczeń technicznych, na co dzień pełni obowiązki specjalisty ds. bezpieczeństwa w dużej instytucji państwowej
|
| Video | ||||
|---|---|---|---|---|
|
| Aktualności | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Najpopularniejsze narzędzia dostępne w sieci | |||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Porady inne | ||
|---|---|---|
|
| Organizacje | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Reklama |
|---|
| RSS |
|---|
 LOCOS RSS |
| Popularne tagi |
|---|
| REKLAMA |
|---|
|
|
| Redaktor naczelny |
|---|
|
|
